Procédure de soumission d’un dossier pour l’organisation d’une manifestation scientifique

Afin de réussir l’organisation d’une manifestation scientifique, tout dossier la concernant doit obligatoirement respecter une procédure respectant un certain nombre de règles et de conditions. Ce dossier doit être composé, au préalable,  des pièces suivantes :

• • Une fiche technique et financière (formulaire à remplir à récupérer auprès du service manifestation scientifique verelex)
  • La problématique de l’activité scientifique ;
  • L’appel à communication ;
  • La liste des membres du comité scientifique du séminaire, colloque ou journée d’études ;
  • La liste des membres du comité d’organisation du séminaire, colloque ou journée d’études ;
  • Le programme de l’activité (séminaire, colloque ou journée d’études) détaillant les noms des intervenants, dates et heures des communications ;
  • PV du conseil scientifique de la faculté portant l’approbation

Pour une meilleure visibilité des manifestations scientifiques et de leurs degrés de  répercussions scientifiques dans le classement des universités, CSF doit veiller entre autre à respecter les critères suivants :

• • Regroupement des colloques et ou séminaires à thématique identique en une seule activité avec un seul comité scientifique et d’organisation.
  • Une seule manifestation par domaine est autorisée au niveau de chaque faculté ou institut.
  • Présentation des proceeding avant la tenue de la manifestation en version numérisée et papier.
  • Le comité scientifique exige  la communication dans sa totalité avant la sélection des intervenants.
  • Les organisateurs du colloque doivent trouver des financements externes (sponsor).
  • Toute activité scientifique d’envergure internationale doit faire l’objet d’une autorisation du Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche Scientifique ;
  • Toute activité scientifique nationale ou locale doit faire l’objet d’un appel à communication six mois avant sa tenue ;
  • La liste des intervenants étrangers doit être communiquée une semaine avant la tenue de la manifestation ;
  • Tout colloque international doit respecter impérativement un quota respectable d’étrangers ;
  • Le rectorat ne sponsorise aucune manifestation des laboratoires de recherche ;
  • L’université n’assure pas les billets d’avion aux communicants externes et étrangers ;